Thông thường, khi các ứng viên nộp đơn cho các vai trò, họ sẽ không bao giờ được liên hệ nếu họ không thành công. Ngay cả việc tham dự một cuộc phỏng vấn cũng không đảm bảo cho bạn bất kỳ phản hồi mang tính xây dựng nào. Khi nhà tuyển dụng đưa ra những lời từ chối, họ có xu hướng không công tâm và không cụ thể, do thiếu thời gian hoặc do sợ gây ra phản cảm. Vì vậy, tình trạng không đưa ra phản hồi khi ứng viên fail phỏng vấn là một trong những sai lầm phổ biến nhất của nhà tuyển dụng.

Tại sao điều này quan trọng?

Điều này đặc biệt quan trọng đối với các tổ chức phi lợi nhuận, vì nhân viên của họ thường trùng lặp ở mức độ lớn với những người ủng hộ và tài trợ của họ. Bạn muốn ứng viên cảm thấy tốt về tổ chức của bạn, ngay cả khi họ không thành công, vì vậy họ không lan truyền những nhận xét tiêu cực về bạn giữa bạn bè và các mối quan hệ của họ.

Ứng viên cũng có thể không phù hợp với một vai trò, nhưng có thể phù hợp với vị trí tuyển dụng trong tương lai, hoặc có thể trở thành nhân viên tiềm năng sau khi họ đã có được kỹ năng và kinh nghiệm ở nơi khác. Việc loại bỏ họ khỏi thương hiệu nhà tuyển dụng của bạn có nghĩa là bạn sẽ vĩnh viễn mất họ với tư cách là một ứng viên tiềm năng (và có thể là nhà tài trợ hoặc người ủng hộ).

Cuối cùng, nếu một ứng viên đã dành thời gian để điền vào đơn đăng ký hoặc tham dự một cuộc phỏng vấn, thì việc cho họ biết kết quả là điều lịch sự nhất. Nó thậm chí có thể giúp bạn tiết kiệm thời gian về lâu dài, vì bạn sẽ không phải thực hiện các cuộc gọi hoặc email từ các ứng viên đang theo dõi.

Nên phản hồi khi nào?

Cách tốt nhất là đưa ra phản hồi cho ứng viên ngay khi bạn hoàn toàn chắc chắn rằng họ không phù hợp với vai trò và để họ tiếp tục càng sớm càng tốt. Bạn không cần phải đợi cho đến khi bạn điền đầy đủ bài đăng nếu bạn chắc chắn rằng ứng viên không đúng.

Nhiều nhà tuyển dụng đã biết vào cuối cuộc phỏng vấn (qua điện thoại hoặc gặp trực tiếp) nếu một ứng viên là người từ chối dứt khoát và có thể là một ý kiến ​​hay khi cho họ biết ngay tại đó. Các ứng viên thường có ý tưởng nếu cuộc phỏng vấn diễn ra không suôn sẻ, và hầu hết đều đánh giá cao phản hồi chân thành và trung thực. Bằng cách đưa ra phản hồi về ứng viên vào cuối cuộc phỏng vấn, bạn sẽ không phải mất thời gian theo dõi họ vào một ngày sau đó.

Đôi khi, ứng viên sẽ có thể phản bác lại điểm của bạn, đưa họ trở lại quá trình tuyển dụng. Bạn không muốn bỏ lỡ một ứng viên lý tưởng chỉ vì họ có thể là một người phỏng vấn lo lắng hoặc thiếu kinh nghiệm. Tuy nhiên, hầu hết các nhà tuyển dụng vẫn muốn dành một chút thời gian sau cuộc phỏng vấn để phản ánh về hiệu suất của ứng viên hoặc so sánh các ghi chú và liên hệ với họ vào một ngày sau đó.

Nên nói gì với ứng viên?

Quy tắc chung là làm cho phản hồi mang tính xây dựng và cá nhân hóa nhất có thể. Một email tiêu chuẩn có thể được chấp nhận đối với những ứng viên bị từ chối trước quá trình phỏng vấn, nhưng phản hồi chi tiết hơn rất quan trọng đối với những người được phỏng vấn.

Thực sự không có lý do gì để không gửi ít nhất một email đến những ứng viên bị từ chối - hầu hết các phần mềm email sẽ cho phép bạn thiết lập kết hợp thư hoặc văn bản tự động cho phép bạn thực hiện việc này trong vài giây. Ở giai đoạn này, tất cả những gì bạn cần nói là có mức độ phản hồi cao đối với vị trí tuyển dụng và các ứng viên khác đã đáp ứng kỹ hơn thông số kỹ thuật của người đó.

Nên để ứng viên cảm thấy thoải mái

Khi bạn đưa ra những lời chỉ trích mang tính xây dựng cho một ứng viên, cho dù qua điện thoại hay qua thư, bạn nên bắt đầu bằng những mặt tích cực và dành cho họ một số lời khen trước khi bạn giải quyết những lĩnh vực mà họ đã thất bại. Bất cứ nơi nào có thể, bạn cũng nên kết thúc bằng cách nhắc lại điểm mạnh của họ. Điều này làm dịu đi bất kỳ tiêu cực nào và có nhiều khả năng để lại cho họ ấn tượng tích cực về tổ chức của bạn.

Hãy tung thực và cụ thể

Những ứng viên không thành công đã đến phỏng vấn mong đợi và xứng đáng có lý do rõ ràng cho việc họ bị từ chối, ngay cả khi đó chỉ là “chúng tôi có những ứng viên khác phù hợp hơn với yêu cầu của chúng tôi”.

Bất cứ khi nào có thể, hãy cho họ biết chính xác lĩnh vực nào của cuộc phỏng vấn mà họ có thể đã xử lý tốt hơn - hầu hết đều đã có ý tưởng tốt về nơi họ gặp khó khăn. Đảm bảo rằng lý do của bạn là cụ thể, không chủ quan như "Tôi không cảm thấy tính cách của bạn phù hợp với phần còn lại của nhóm". Bạn cũng cần tránh mọi nhận xét có thể bị hiểu sai, chẳng hạn như “Tôi không cảm thấy bạn có thể xử lý khối lượng công việc” có thể khiến bạn bị buộc tội phân biệt đối xử.

Hãy thẳng thắn nhưng nhẹ nhàng trong ngôn ngữ bạn sử dụng - trung thực không giống như thẳng thừng và cuối cùng bạn muốn để ứng viên cảm thấy tốt về tổ chức của bạn và về bản thân họ nếu có thể. Đừng đề cập đến người mà bạn quyết định tuyển dụng theo bất kỳ cách nào, ngay cả khi để so sánh. Phản hồi nên tập trung hoàn toàn vào người bạn đang nói chuyện.

Kết luận

Để làm cho quá trình phản hồi ứng viên fail phỏng vấn cảm thấy không mang tính phiến diện và mang tính chất cuộc trò chuyện nhiều hơn, tại sao không yêu cầu ứng viên cung cấp nhận xét của riêng họ về cuộc phỏng vấn. Điều này có thể giúp bạn loại bỏ các vấn đề trong quá trình tuyển dụng và cho bạn cơ hội cải thiện kỹ thuật phỏng vấn của mình.

Nếu bạn có khả năng cân nhắc ứng cử viên cho các cơ hội trong tương lai, việc cho họ biết bạn sẽ lưu giữ thông tin chi tiết của họ trong hồ sơ sẽ giúp giảm nhẹ đòn đánh của sự từ chối. Nếu ứng viên đã được phỏng vấn, hãy cảm ơn họ đã dành thời gian và chúc họ may mắn với công việc săn tìm trong tương lai.

Trên đây là bài viết "Nên thông báo kết quả phỏng vấn fail cho ứng viên như thế nào?", Devwork mong rằng có thể giúp bạn trả lời được thắc mắc.