Phần mềm chấm công là gì?

Phần mềm chấm công hiểu đơn giản là hệ thống được sử dụng trên máy tính, thiết bị di động. Phần mềm giúp ghi nhận hoạt động ra/vào của nhân sự trong một doanh nghiệp, hỗ trợ nhà quản lý quản lý thời gian làm việc của nhân sự với dữ liệu rõ ràng, minh bạch. Trước đây, khi chưa có phần mềm, nhà quản lý sẽ sử dụng sổ chấm công, sử dụng Excel chấm công, hay thẻ từ,… 

Có 3 loại phần mềm chấm công phổ biến hiện nay:

• Phần mềm trên máy tính kết nối dữ liệu với máy chấm công vân tay

• Phần mềm kết nối dữ liệu với Camera AI chấm công

• Ứng dụng chấm công sử dụng trên điện thoại và máy tính, chấm công qua Selfie nhận diện khuôn mặt.

Lợi ích của phần mềm chấm công đối với doanh nghiệp 

• Quản lý chặt chẽ thời gian ra/vào, đi muộn/về sớm của nhân sự

• Quản lý ngày nghỉ/ ca vắng mặt của nhân sự

• Đảm bảo dữ liệu chấm công minh bạch, rõ ràng

• Tránh trường hợp chấm công hộ

• Một số phần mềm chấm công như FastWork có khả năng tự động hóa bảng công, hỗ trợ tự động hóa bảng lương

• Tối ưu thời gian tổng hợp, làm bảng công/bảng lương

• Tạo môi trường làm việc chuyên nghiệp

Giới thiệu 5 phần mềm chấm công phổ biến, hiệu quả hiện nay

1. FastWork – Phần mềm chấm công GPS, tính lương online

Phần mềm chấm công FastWork phù hợp với doanh nghiệp quy mô từ 10 nhân sự, phù hợp với mọi lĩnh vực doanh nghiệp từ Bệnh viện, Doanh nghiệp Xây dựng, Giáo dục, Thương mại – Dịch vụ, Sản xuất…

Tương tự như máy chấm công vân tay, sử dụng phần mềm cho phép ghi nhận chính xác thời gian check in – check out vào ca và kết thúc ca làm việc của mỗi nhân viên. Tuy nhiên, thay vì phải xếp hàng dài chờ chấm công hoặc đôi khi không nhận dữ liệu do lỗi vật lý, sử dụng phần mềm cho phép nhân viên chủ động thao tác chấm công ngay trên thiết bị di động cá nhân của mình, mà không cần lệ thuộc vào máy móc. 

1.1 FastWork Timesheet – ứng dụng chấm công Face ID, GPS bằng di động đầu tiên của người Việt

FastWork Timesheet là ứng dụng chấm công Face ID bằng di động đầu tiên tại Việt Nam, giúp nhân sự dễ dàng thực hiện chấm công tại mọi vị trí làm việc, kể cả khi làm việc ngoài văn phòng.

Ứng dụng chấm công trên iPhone và Android FastWork sẽ tự động ghi nhận thời gian, địa điểm, hình ảnh chấm công để tổng hợp thành bảng công tổng của nhân viên đó. 

Ngoài phiên bản phần mềm trên mobile thì người dùng có thể giám sát, theo dõi ngày công trên Web App.

2. Phần mềm chấm công online ATTO

ATTO là ứng dụng chấm công của nước ngoài. Cơ chế hoạt động của phần mềm là giao diện sẽ hiển thị nút “clock out”. Để chấm công, người dùng nhấn vào nút đó.

Các tính năng chính của app chấm công:

• Theo dõi thời gian thực

• Theo dõi vị trí theo GPS

• Bảng chấm công tự động theo thời gian làm việc hành chính và thời gian tăng ca

• Thêm ghi chú vào bảng chấm công

• Nhà quản lý nhận được thông báo khi nhân sự chấm công vào/ra

• Cập nhật thời gian, vị trí làm việc của nhóm

• Thông báo…

3. Phần mềm chấm công online Tan ca

Tan ca là ứng dụng chấm công có thể chạy online và offline. Phần mềm được tích hợp lên hệ thống máy chấm công để ghi nhận thời gian làm việc của đội ngũ nhân sự. Phần mềm cho phép nhà quản lý xem dữ liệu chấm công từ máy chấm công trên điện thoại Iphone hay Android.

Tan ca có thể đọc dữ liệu chấm công cho hệ thống Ca kíp phức tạp và đọc được tất cả các máy chấm công.

Tan ca chưa có tính năng hậu kiểm hình ảnh chấm công nên chưa triệt tiêu được tình trạng chấm công hộ

Phần mềm phù hợp với các doanh nghiệp có đội ngũ nhân sự làm việc tại văn phòng và số lượng nhân sự vừa và nhỏ bởi công tác tổng hợp công, tính lương vẫn có sự can thiệp bằng tay của cán bộ nhân sự. 

4. Phần mềm quản lý chấm công Wise Eyes

Wise Eyes là máy chấm công kết hợp phần mềm thuộc dạng đầu tiên của Việt Nam nên chưa có chấm công online Wise Eyes nằm trong top các phần mềm online chấm công thuộc dạng đầu tiên của Việt Nam. Ưu điểm của Wise Eyes là chạy tốt trên máy chấm công Ronald Jack, phần mềm này cũng có phiên bản Web. Vì là phần mềm thuộc hạng đầu tiên nên ngôn ngữ lập trình cũng như cách thiết kế tương đối cũ và nhiều tính năng vẫn chưa được tối ưu hoá tận gốc cho các phần mềm khác sử dụng.

5. Phần mềm chấm công Mitaco

Mitaco thường sử dụng cho các máy chấm công phiên bản cũ

Mitaco là một phiên bản khá giống Wise Eyes và người dùng có thể cảm thấy như một phiên bản Clone. Đây cũng là nhóm phần mềm tính lương chấm công giai đoạn đầu và miễn phí và được sử dụng cho các máy chấm công phiên bản cũ. Mitaco thời gian đầu chạy khá ổn định với nhu cầu đọc dữ liệu chấm công nhanh, tuy nhiên khi các thế hệ máy chấm công mới ra đời phiên bản của Mitaco thường phát sinh lỗi. Các máy chấm công phiên bản mới bằng nhận diện hình ảnh hay thẻ mới… đều khó đồng bộ trên Mitaco.

Một số kinh nghiệm khi lựa chọn phần mềm chấm công 

Là doanh nghiệp hàng đầu về cung cấp nhân sự IT , cũng là doanh nghiệp ứng dụng phần mềm vào hoạt động quản lý, Devwork.vn hiểu được những băn khoăn của các nhà quản lý, nhân sự phụ trách hoạt động tìm và lựa chọn phần mềm hay ứng dụng chấm công cho công ty. 

Đúc kết từ những kinh nghiệm trong quá trình quản lý và trải nghiệm thực tế, dưới đây là một số gợi ý tham khảo khi lựa chọn ứng dụng.

• Có nguồn ngân sách dài hạn để sử dụng phần mềm, cân nhắc giữa số lượng nhân sự và nhu cầu thực tế

• Có mục đích rõ ràng trong việc ứng dụng phần mềm vào hoạt động quản lý chấm công, quản lý thời gian của nhân sự. Doanh nghiệp muốn sử dụng phần mềm nhằm mục đích số hóa, chuyển đổi số, đưa doanh nghiệp tiếp cận đến công nghệ hay sử dụng không có mục đích gì?

• Doanh nghiệp cần những tính năng gì ở một phần mềm phục vụ chấm công? Từ đó tìm phần mềm phù hợp

• Cần trải nghiệm demo để biết phần mềm hoạt động thế nào trước khi mua.

• Lựa chọn phần mềm phù hợp với ngân sách và nhu cầu thay vì lựa chọn các phần mềm có thương hiệu lớn nhưng khả năng ứng dụng trực tiếp thấp

• Tìm hiểu và sử dụng demo tối thiểu 3 app chấm công trước khi lựa chọn