Hệ thống ERP - một trong những phần mềm có vai trò quan trọng trong các hoạt động quản lý cũng như đưa ra những chiến lược phát triển của nhiều doanh nghiệp nước ngoài. Ở Việt Nam, mặc dù hệ thống này đã được đưa vào sử dụng tuy nhiên vẫn chưa được phổ biến rộng rãi. Hôm nay, Devwork sẽ giới thiệu với các bạn hệ thống ERP và lợi ích của nó đối với những doanh nghiệp hiện nay.
Giới thiệu hệ thống ERP
Enterprise Resource Planning, được viết một cách ngắn gọn là hệ thống ERP - một hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp. Hệ thống này được xây dựng nên nhằm cho phép tiếp cận các dữ liệu nội bộ được chia sẻ, đồng thời quản lý được toàn bộ hoạt động của công ty.
Chúng ta có thể cắt nghĩa một cách cụ thể từng từ trong cụm ERP để hiểu rõ hơn như sau:
E - Enterprise: Hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp - Điều mà một hệ thống ERP hướng tới để phục vụ. Mục đích chính của phần mềm hệ thống này là kết nối và đồng bộ công việc giữa các phòng ban, cập nhật mọi thông tin cần thiết theo thời gian cụ thể, thêm tính tự động trong hoạt động vận hành dữ liệu của công ty và giảm sai sót trong quá trình xử lý nghiệp vụ.
R - Resource: Nguồn - Ứng dụng ERP được sử dụng trong doanh nghiệp chính nhờ tận dụng được toàn bộ tài nguyên của công ty, đặc biệt là nguồn nhân lực sẵn có. Một doanh nghiệp khi bắt đầu triển khai hệ thống ERP cần có sự trao đổi chặt chẽ giữa người quản lý và nhà tư vấn. Nếu giai đoạn này diễn ra suôn sẻ, nó đã quyết định được hơn 50% sự thành công của một hệ thống ERP.
P - Planning: Kế hoạch - Đây cũng là một trong những tác dụng nổi bật của hệ thống này đối với doanh nghiệp. Hệ thống ERP hỗ trợ các công ty lên trước kế hoạch, nghiệp vụ trong sản xuất, kinh doanh. Phần hoạch định này sẽ vạch ra hướng đi đúng đắn cho doanh nghiệp, đồng thời tính toán và dự báo các khả năng có thể phát sinh trong tương lai ảnh hướng đến các hoạt động sau này của công ty.
Hệ thống ERP, với những tiên tiến trong công nghệ, có thể tính toán chính xác kế hoạch cung ứng nguyên vật liệu cho mỗi sản phẩm dựa trên năng suất, tiến độ, khả năng cung ứng nguyên vật liệu, giúp cho doanh nghiệp có thể tránh được lượng tồn kho lớn gây đọng vốn.
Tổng quan về mô hình hoạt động của hệ thống ERP
Hệ thống ERP có thể hiểu đơn giản là một mô hình công nghệ all-in-one, nghĩa là bao gồm tất cả hoạt động của doanh nghiệp chỉ trong một phần mềm hệ thống. Cụ thể, ERP sẽ liên kết nhiều ứng dụng hay nhiều module có chức năng khác nhau (nhằm phục vụ cho từng bộ phận của doanh nghiệp) với nhau. Từ đó, hệ thống này sẽ giúp doanh nghiệp tự động hóa các hoạt động liên quan đến tài nguyên dữ liệu, nhằm giảm thiểu tối đa thời gian xử lý dữ liệu cũng như tối ưu hóa việc quản lý của doanh nghiệp.
Một vài đặc điểm nổi bật của ERP
Khả năng đồng bộ
Trách nhiệm của một hệ thống ERP là phải đảm bảo kết nối được với mọi phòng ban cũng như đồng bộ hóa quy trình kinh doanh của doanh nghiệp. Khả năng liên kết của hệ thống ERP này được xét trên ba khía cạnh chính:
- IT: ERP cần đảm bảo kết nối đồng bộ giữa phần mềm và phần cứng của doanh nghiệp một cách ổn định.
- Phối hợp các phòng ban: ERP cần đảm bảo sự liên kết giữa từ hai phòng ban riêng biệt của công ty trở lên, nhằm cung cấp những thông tin cần thiết cho từng phòng ban.
- Hoạt động của doanh nghiệp: ERP cần đảm bảo sự phối hợp của nhóm dự án đối với những quy trình kinh doanh khác để thông tin được cập nhật liên tục và nhanh chóng, phục vụ cho mục đích giải quyết những vấn đề mang tính hệ thống cao.
Sự linh hoạt
Hệ thống ERP có khả năng cập nhật thông tin nhanh chóng giúp các phòng ban có thể có những thay đổi phù hợp và kịp thời theo thời gian thật, đảm bảo vận hành hoạt động có ít độ trễ nhất. Tuy nhiên, hệ thống này cần phải sử dụng cơ sở dữ liệu Open-source có khả năng chỉnh sửa hay thiết kế các phần mềm phù hợp từng loại mô hình doanh nghiệp.
Chúng ta có thể so sánh một chút về hệ thống ERP và phần mềm quản lý riêng lẻ để thấy được những điểm ưu việt hơn của hệ thống này. Điểm nổi bật nhất, tạo nên giá trị đặc biệt của hệ thống ERP chính là sự tích hợp.
Thường thì mỗi phòng ban trong công ty đều sẽ sử dụng phần mềm quản lý độc lập (phần mềm kế toán, phần mềm bán hàng, phần mềm quản lý nhân sự,...). Từ đó, việc chuyển thông tin giữa những phòng ban với nhau sẽ gặp nhiều khó khăn khi phải dùng hình thức thủ công như copy file, gửi folder qua email,... Hình thức này sẽ gây ra khó khăn về vấn đề kiểm soát thông tin, tính bảo mật không cao và có hiệu suất thấp.
Tuy nhiên, hệ thống ERP có thể giải quyết mọi vấn đề khó khăn đó. Bởi lẽ, hệ thống này cung cấp các module đầy đủ chức năng tương tự những phần mềm quản lý riêng lẻ. Hơn nữa, các module được lập trình này còn có tính tích hợp cao, giúp các thông tệp đều sử dụng “ngôn ngữ” chung để không rơi vào tình trạng file của phần mềm quản lý riêng lẻ này lại trở nên lạc lõng ở trong phần mềm của bộ phận khác.
Hơn nữa, hệ thống ERP cũng cung cấp các module đặc dụng cho từng bộ phận của doanh nghiệp, từ đó tinh gọn quá trình truyền thông tin, việc xử lý các quy trình sản xuất cũng được tối ưu hóa, trở nên chuyên nghiệp hơn. Một điểm nổi bật nữa của ERP chính là nó có thể thu thập thông tin chi tiết từ nhiều bước trong quy trình khác nhau, giúp tăng hiệu quả quản lý của doanh nghiệp.
Nói chung, hệ thống ERP là giải pháp hiệu quả dành cho các doanh nghiệp nhằm quản lý từng hoạt động vận hành một cách chuyên nghiệp.
Cách hoạt động của hệ thống ERP
ERP hoạt động như một bộ não điện tử của doanh nghiệp. Hệ thống sẽ kết nối nhiều bộ phận của một doanh nghiệp và các quy trình của chúng với nhau, từ đó hình thành sự đồng bộ dữ liệu giữa mọi phòng ban trong cùng một doanh nghiệp.
ERP tổng hợp tất cả báo cáo và số liệu thống kê từ tất cả các bộ phận kinh doanh vào cùng một nơi. Nhờ đó, bạn có thể dễ dàng theo dõi tình hình hoạt động của doanh nghiệp, có cái nhìn toàn diện về những gì đang diễn ra, cũng như hiểu rõ hiệu quả việc sử dụng các nguồn lực của doanh nghiệp.
Có thể nói, các hệ thống ERP có vai trò rất quan trọng đối với nhiều doanh nghiệp thuộc mọi quy mô kinh doanh và trong các ngành khác nhau.
Lợi ích của ERP đối với doanh nghiệp
Đáp ứng nhu cầu chung của nhân viên
Giá trị cốt lõi của phần mềm ERP khi được những ERP specialist (nhân viên triển khai ERP) tạo ra chính là nhằm giảm thiểu quy trình thủ công, thay thế vào đó là quá trình tự động hóa trong công việc, từ đó việc cung cấp thông tin hay quyền truy cập cho nhân viên sẽ được phân bổ trên ERP một cách minh bạch và rõ ràng.
Tại đây, nhân viên có thể theo dõi những thông tin cơ bản như bộ phận làm việc, lương thưởng, bảng chấm công, kho tài liệu (theo quy định của công ty, mẫu hợp đồng, tài liệu đào tạo,...). Bên cạnh đó, ERP còn cho phép doanh nghiệp phân quyền truy cập dữ liệu công ty theo từng cấp bậc và vị trí của nhân viên, giúp kiểm soát được những tài liệu quan trọng hay theo dõi được công việc của họ.
Tăng hiệu suất sản xuất và xác định rõ quy trình kinh doanh
Hệ thống phân hệ của ERP yêu cầu xác định quy trình kinh doanh, đòi hỏi phải phân công công việc đầy đủ, điều này sẽ tạo ra quy trình làm việc liền mạch và không chồng chéo lên nhau.
Việc chuẩn hóa quy trình kinh doanh trong hệ thống ERP đồng thời sẽ đưa ra các kế hoạch sản xuất theo đúng quy trình. Quy trình này giúp cho việc tính toán của doanh nghiệp không diễn ra sai sót, bị “thắt cổ chai” kế hoạch sản xuất, đồng thời hệ thống này cũng giúp tận dụng tối đa công suất của máy móc và nhân công.
Tóm lại, hệ thống ERP giúp xác định quy trình kinh doanh, tăng hiệu quả nhân lực và giảm chi phí trong hoạt động sản xuất.
Xử lý đơn hàng hoàn chỉnh
Quá trình từ khi nhận đơn hàng cho đến khi xuất hóa đơn và ghi nhận doanh thu sẽ được cải thiện nhờ hệ thống ERP. Cụ thể là, nhân viên sẽ được nhận thông tin đầy đủ khi nhập đơn hàng vào hệ thống ERP như: hạn mức tín dụng của khách hàng, lịch sử mua bán (phân hệ tài chính), lượng hàng tồn kho (phân hệ kho), lịch trình giao hàng (phân hệ cung ứng).
Hạn chế sai lầm trong việc nhập dữ liệu
Khi chuyển dịch dữ liệu qua từng bộ phận, doanh nghiệp có thể gặp phải rất nhiều sự cố như hóa đơn phòng kinh doanh ghi chú là “15” đơn hàng nhưng vì nét chữ không rõ ràng nên kế toán có thể nhập sai thành “18” đơn hàng, hoặc có những trường hợp bị điền sai tên, địa chỉ khách hàng. Những sai lầm này có thể gây ảnh hưởng không nhỏ tới hoạt động cũng như danh tiếng của công ty. Tuy nhiên, ERP có thể giải quyết hiệu quả những vấn đề này. Bởi mọi thông tin sẽ được đưa lên hệ thống ERP, ngoài ra tài liệu còn được phân chia hệ thống thành các phòng ban, có thể dễ dàng chia sẻ với nhau, từ đó tiết kiệm nguồn nhân lực và giảm thiểu những sai sót cơ bản.
Nghiệp vụ kế toán uy tín
Vẫn là những vấn đề trong công tác nhập dữ liệu, hệ thống ERP cung cấp module kế toán giúp giảm nhầm lẫn mà nhân viên có thể gây ra trong hạch toán thủ công. Các phần mềm hoặc phân hệ kế toán có trong ERP thường được các ERP specialists thiết kế theo quy chuẩn quốc tế. Hiện nay, nhiều công ty đã không ngần ngại bỏ một số tiền lớn để có được những thiết kế riêng theo đúng quy chuẩn kế toán Việt Nam dành cho doanh nghiệp của mình.
Hạn chế của ERP
Mặc dù đem lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, tuy nhiên điều gì cũng có hai mặt của vấn đề, và ERP cũng vậy. Khi đang triển khai một hệ thống ERP mới, người mua sẽ gặp phải một số nhược điểm và rủi ro của nó.
Chi phí của phần mềm ERP
Hệ thống ERP sẽ tiêu tốn một khoản lớn trong ngân quỹ của công ty nếu không thực hiện nghiêm túc tất cả các bước chuẩn bị. Hơn nữa, nếu triển khai một hệ thống ERP truyền thống, doanh nghiệp sẽ phải bỏ ra hàng trăm triệu đồng để có một bản giấy phép duy nhất.
Nói riêng về phí chi trả trước cho một hệ thống ERP là khá cao, đây có thể là trở ngại lớn đối với doanh nghiệp vừa và nhỏ khi tiếp cận phần mềm hệ thống này. Tuy nhiên, hiểu được những khó khăn mà nhiều doanh nghiệp Việt gặp phải, chúng ta đã có giải pháp đó là sử dụng điện toán đám mây (cloud ERP hay ERP online) và công ty chỉ cần thanh toán một khoản tiền hàng tháng.
Cần nhiều thời gian và nhân lực để triển khai
Việc hoàn thiện hệ thống ERP để ứng dụng một cách suôn sẻ trong thực tiễn đòi hỏi tốc độ triển khai của bên cung ứng và thời gian làm quen phần mềm ở doanh nghiệp. Tuy nhiên, hai việc này đều mất rất nhiều thời gian.
Số tiền đầu tư vào hệ thống ERP không phải là một khoản nhỏ, nhưng nếu quá trình thực hiện không được theo dõi sát sao, doanh nghiệp cũng có thể tốn thêm gấp 4 lần số tiền ban đầu. Việc triển khai này còn gây ảnh hưởng trực tiếp tới toàn bộ doanh nghiệp vì sự phức tạp ban đầu, dẫn đến chỉ số ROI thấp nếu không có lộ trình phù hợp, tốn ngân sách đầu tư vào việc mở rộng và nâng cấp hệ thống.
Bài viết này Devwork đã cung cấp cho bạn một cái nhìn tổng quan nhất về hệ thống ERP - một mô hình giải pháp hiệu quả dành cho những doanh nghiệp hiện nay. Cảm ơn các bạn đã dành thời gian theo dõi bài viết này, hy vọng qua đây nhiều doanh nghiệp sẽ có cho mình sự lựa chọn trong việc sử dụng hệ thống ERP trong doanh nghiệp.
Hiện tại Devwork đang có nhiều vị trí để cho bạn lựa chọn phù hợp.
• Nếu bạn quan tâm và mong muốn thử sức ở vị trí HR Freelancer có thể tham khảo công việc trên website của Devwork và đăng kí để trở thành một HR Freelancer ngay tại: https://www.devwork.vn/dang-ky-hr-freelancer.
• Đăng kí NTD: https://www.devwork.vn/nha-tuyen-dung/dang-ky
Devwork là Nền tảng TUYỂN DỤNG IT CẤP TỐC với mô hình kết nối Nhà tuyển dụng với mạng lưới hơn 30.000 headhunter tuyển dụng ở khắp mọi nơi.Với hơn 1800 doanh nghiệp IT tin dùng Devwork để :
Tag Cloud:
Tác giả: Blog123
Việc làm tại Devwork
Bài viết liên quan
Career Path là gì- Các bước xây dựng Career Path hiệu quả nhất 2025
Career path là gì? Đây không chỉ là câu hỏi của những người mới bắt đầu, mà còn là nỗi trăn trở của nhiều người đã đi làm. Bài viết này Devwork sẽ giúp bạn hiểu rõ về Career Path, đồng thời sẽ chia sẻ các bước để xây dựng Career Path hiệu quả nhé!...
Cách xây dựng thương hiệu cá nhân CHUYÊN NGHIỆP từ A- Z
Xây dựng thương hiệu cá nhân là một hành trình dài hơi, đòi hỏi sự kiên nhẫn, tính kỷ luật và chiến lược rõ ràng. Trong bài viết này, bạn đọc hãy cùng Devwork tìm hiểu về cách xây dựng thương hiệu cá nhân hiệu quả với hướng dẫn cụ thể và chi tiết nhé!
KHÓA HỌC "HEADHUNTER TALENTS - SPEED UP" - MIỄN PHÍ ĐÀO TẠO HEADHUNTER TRONG NGÀNH CNTT
Trong bối cảnh thị trường lao động cạnh tranh gay gắt nói chung và trong lĩnh vực nhân sự nói riêng, việc trở thành một headhunter có chuyên môn vững chưa bao giờ là dễ dàng. Hiểu được điều đó, Devwork đã mở lớp học tuyển dụng chuyên sâu mang tên “Headhunter Talents - Speed up”, nhằm mang đến cho bạn những kiến thức cần thiết để tỏa sáng trong lĩnh vực tuyển dụng.
Làm Thế Nào Để Xây Dựng Đội Ngũ IT Mạnh Mẽ Trong Thời Gian Ngắn?
Xây dựng một đội ngũ IT mạnh mẽ là một trong những yếu tố quan trọng giúp các công ty công nghệ phát triển bền vững và nhanh chóng. Tuy nhiên, với thị trường IT ngày càng cạnh tranh, việc tìm kiếm và tuyển dụng nhân sự chất lượng không phải là điều dễ dàng. Dưới đây là những bước cụ thể giúp bạn xây dựng một đội ngũ IT mạnh mẽ trong thời gian ngắn, đồng thời tối ưu hóa quy trình tuyển dụng hiệu quả thông qua các dịch vụ tuyển dụng chuyên nghiệp.
Dịch vụ tuyển dụng IT cấp tốc - Bí quyết cho doanh nghiệp vừa và nhỏ
Trong thời đại công nghệ phát triển nhanh chóng như hiện nay, các doanh nghiệp vừa và nhỏ (SME) cần phải có đội ngũ nhân sự IT chất lượng để duy trì và phát triển kinh doanh. Tuy nhiên, việc tuyển dụng nhân sự IT phù hợp không phải lúc nào cũng dễ dàng, đặc biệt là khi nhu cầu về các kỹ năng công nghệ ngày càng cao. Trong bài viết này, chúng ta sẽ cùng tìm hiểu về dịch vụ tuyển dụng IT cấp tốc và bí quyết giúp doanh nghiệp vừa và nhỏ tuyển dụng nhanh chóng và hiệu quả.
Top Các Vị Trí IT Được Tuyển Dụng Nhiều Nhất Năm 2025
Ngành công nghệ thông tin (IT) luôn là một trong những lĩnh vực phát triển mạnh mẽ nhất trong thập kỷ qua. Đặc biệt, năm 2024 hứa hẹn sẽ tiếp tục là một năm sôi động đối với thị trường lao động IT khi các công ty không ngừng tìm kiếm những ứng viên chất lượng để đáp ứng nhu cầu số hóa và phát triển công nghệ. Dưới đây là danh sách các vị trí IT được tuyển dụng nhiều nhất trong năm 2024, cùng các kỹ năng cần thiết và cơ hội việc làm mà bạn không nên bỏ qua.
