Outsource là gì?

Outsource là gì? Theo định nghĩa cơ bản, outsource (hay thuê ngoài) là việc một doanh nghiệp giao phó một phần công việc hoặc quy trình kinh doanh của mình cho bên thứ ba thực hiện thay vì sử dụng nhân lực nội bộ. Đây là chiến lược kinh doanh cho phép các tổ chức tập trung vào năng lực cốt lõi của mình trong khi vẫn đảm bảo các hoạt động khác được vận hành hiệu quả.

Outsource là việc một doanh nghiệp giao phó một phần công việc hoặc quy trình kinh doanh của mình cho bên thứ ba thực hiện

Trong môi trường kinh doanh hiện đại, outsource đóng vai trò như một công cụ chiến lược giúp doanh nghiệp linh hoạt thích ứng với những biến động của thị trường. Không chỉ giúp tiết kiệm chi phí, việc thuê ngoài còn mang lại cơ hội tiếp cận với đội ngũ chuyên gia có kỹ năng chuyên sâu mà doanh nghiệp có thể không sẵn có hoặc khó tuyển dụng.

Số lượng doanh nghiệp lựa chọn mô hình outsource ngày càng tăng bởi áp lực cạnh tranh toàn cầu và nhu cầu tối ưu hóa chi phí vận hành. Đặc biệt, trong thời đại số hóa, khi công nghệ cho phép làm việc từ xa trở nên dễ dàng hơn, các rào cản về địa lý đã dần được xóa bỏ, mở ra cơ hội thuê ngoài cho nhiều doanh nghiệp ở mọi quy mô.

Outsource đóng vai trò như một công cụ chiến lược giúp doanh nghiệp linh hoạt thích ứng với những biến động của thị trường

Lợi ích và thách thức của việc thuê outsource

Lợi ích của outsource đối với doanh nghiệp

Có thể kể đến rất nhiều lợi ích mà các dịch vụ outsource mang đến cho doanh nghiệp như:

• Tiết kiệm chi phí vận hành và nhân sự đáng kể (có thể lên đến 60% so với thuê nhân viên toàn thời gian)
• Tiếp cận nguồn nhân lực có kỹ năng chuyên môn cao mà không cần đào tạo
• Tập trung nguồn lực vào các hoạt động kinh doanh cốt lõi và chiến lược dài hạn
• Tăng khả năng mở rộng quy mô nhanh chóng khi cần thiết
• Giảm áp lực quản lý nhân sự và các vấn đề hành chính liên quan
• Nâng cao khả năng cạnh tranh trên thị trường toàn cầu

Thách thức khi triển khai outsource

Rủi ro bảo mật thông tin quan trọng

Khi giao phó công việc cho đơn vị bên ngoài, doanh nghiệp buộc phải chia sẻ một số thông tin nội bộ, dữ liệu khách hàng hoặc quy trình kinh doanh. Điều này tiềm ẩn nguy cơ rò rỉ thông tin nhạy cảm, đặc biệt nếu không có các biện pháp bảo mật và thỏa thuận bảo mật thông tin (NDA) chặt chẽ.

Khó kiểm soát chất lượng và tiến độ

Việc giao phó công việc cho đơn vị bên ngoài đồng nghĩa với việc doanh nghiệp sẽ ít có khả năng giám sát trực tiếp quá trình thực hiện. Điều này có thể dẫn đến những rủi ro về chất lượng sản phẩm/dịch vụ hoặc tiến độ hoàn thành không đúng như kỳ vọng.

Phụ thuộc vào đối tác bên ngoài

Khi đã outsource một quy trình hoặc dịch vụ, doanh nghiệp có thể trở nên phụ thuộc vào đối tác cung cấp dịch vụ. Nếu đối tác gặp khó khăn hoặc thay đổi chính sách, doanh nghiệp có thể bị ảnh hưởng nghiêm trọng đến hoạt động kinh doanh.

Bên cạnh nhiều lợi ích đem lại, doanh nghiệp cũng cần cân nhắc một số rủi ro khi sử dụng mô hình outsource

Khi nào doanh nghiệp nên lựa chọn outsource?

Quyết định outsource là một bước đi chiến lược cần được cân nhắc kỹ lưỡng. Mặc dù mang lại nhiều lợi ích, nhưng không phải mọi quy trình kinh doanh đều phù hợp để thuê ngoài. Doanh nghiệp cần đánh giá cẩn thận các yếu tố như chi phí, mức độ nhạy cảm của thông tin, tầm quan trọng chiến lược của quy trình, và khả năng kiểm soát chất lượng.

Những thời điểm doanh nghiệp nên cân nhắc outsource:

• Khi cần tối ưu chi phí nhân sự và vận hành: Nếu chi phí thuê và đào tạo nhân viên nội bộ cao hơn đáng kể so với thuê ngoài, đặc biệt đối với các công việc mang tính thời vụ hoặc dự án ngắn hạn.
• Khi thiếu nguồn lực chuyên môn nội bộ: Đối với các lĩnh vực đòi hỏi kỹ năng chuyên sâu mà doanh nghiệp không có hoặc khó tuyển dụng như phát triển phần mềm đặc thù, dịch vụ pháp lý chuyên biệt, hoặc thiết kế sáng tạo cao cấp.
• Khi muốn tập trung vào các hoạt động chiến lược dài hạn: Bằng cách giao phó các công việc thường xuyên và tiêu tốn nhiều thời gian cho đối tác bên ngoài, ban lãnh đạo có thể tập trung vào việc phát triển sản phẩm mới, mở rộng thị trường, hoặc cải thiện trải nghiệm khách hàng.
• Khi cần mở rộng quy mô mà không muốn tăng nhân sự cố định: Trong giai đoạn tăng trưởng nhanh hoặc khi có nhu cầu đột biến, việc outsource giúp doanh nghiệp đáp ứng nhu cầu công việc tăng cao mà không cần cam kết dài hạn với nhân viên toàn thời gian.

Mặc dù mang lại nhiều lợi ích, nhưng không phải mọi quy trình kinh doanh đều phù hợp để thuê ngoài

Các mô hình outsource phổ biến hiện nay

Onshore Outsourcing

Onshore Outsourcing là mô hình thuê ngoài trong cùng một quốc gia với doanh nghiệp. Mô hình này mang lại nhiều thuận lợi về mặt giao tiếp, hiểu biết văn hóa và pháp lý. Khi outsource theo mô hình này, doanh nghiệp dễ dàng tổ chức các cuộc họp trực tiếp, giảm thiểu rủi ro về khác biệt văn hóa hoặc ngôn ngữ, và đảm bảo tuân thủ cùng một hệ thống luật pháp.

Mặc dù chi phí có thể cao hơn so với các mô hình khác, nhưng Onshore Outsourcing đặc biệt phù hợp với những dự án đòi hỏi mức độ bảo mật cao, giao tiếp liên tục, hoặc hiểu biết sâu sắc về thị trường địa phương.

Nearshore Outsourcing

Nearshore Outsourcing là việc thuê ngoài từ các quốc gia lân cận, thường có múi giờ gần hoặc chênh lệch không đáng kể. Mô hình này cung cấp sự cân bằng giữa tiết kiệm chi phí và khả năng giao tiếp hiệu quả, với chi phí nhân công thường thấp hơn 20-40% so với onshore.

Sự tương đồng về múi giờ giúp việc làm việc đồng bộ dễ dàng hơn, cho phép họp trực tuyến và phối hợp thời gian thực. Thường có sự tương đồng văn hóa và ngôn ngữ nhất định, giảm thiểu rào cản trong giao tiếp.

Ví dụ: Công ty Việt Nam thuê đối tác từ Philippines, Malaysia hoặc Thái Lan.

Offshore Outsourcing

Offshore Outsourcing là thuê ngoài từ các quốc gia xa, thường có chênh lệch múi giờ lớn và chi phí nhân công thấp hơn đáng kể. Mô hình này có thể giúp tiết kiệm chi phí lên đến 60-70% so với thuê nhân sự nội bộ, đặc biệt đối với các dự án lớn.

Tận dụng được lực lượng lao động có kỹ năng chuyên môn cao tại các quốc gia có chi phí nhân công thấp như Ấn Độ, Việt Nam, Philippines. Thách thức lớn nhất bao gồm khác biệt về múi giờ (có thể lên đến 12 tiếng), rào cản ngôn ngữ và văn hóa, cùng với khó khăn trong quản lý dự án từ xa.

Mô hình này phù hợp với các dự án dài hạn, có quy trình chuẩn hóa cao và không đòi hỏi tương tác thời gian thực liên tục.

3 kiểu mô hình thuê outsource phổ biến nhất

Các lĩnh vực thường sử dụng outsource nhất

• Công nghệ thông tin (phát triển phần mềm, bảo trì hệ thống, quản trị hạ tầng CNTT, kiểm thử phần mềm, phát triển ứng dụng di động, dịch vụ đám mây)
• Marketing (SEO, quản lý nội dung, quảng cáo số, truyền thông xã hội, thiết kế đồ họa, email marketing, phân tích dữ liệu marketing)
• Kế toán và tài chính (kiểm toán, xử lý bảng lương, báo cáo tài chính, quản lý thuế, xử lý hóa đơn, thu hồi nợ)
• Chăm sóc khách hàng (hỗ trợ kỹ thuật, tổng đài viên, dịch vụ chat trực tuyến, xử lý khiếu nại, chăm sóc khách hàng qua mạng xã hội)
• Sản xuất và gia công (lắp ráp linh kiện, sản xuất hàng hóa, kiểm soát chất lượng, đóng gói, quản lý chuỗi cung ứng)
• Nhân sự (tuyển dụng, sàng lọc ứng viên, kiểm tra lý lịch, quản lý phúc lợi nhân viên, đào tạo)
• Dịch vụ pháp lý (rà soát hợp đồng, tuân thủ quy định, nghiên cứu pháp lý, đăng ký sở hữu trí tuệ)
• Dịch thuật và nội dung (biên dịch tài liệu, viết nội dung website, biên tập, phụ đề video, chuyển ngữ ứng dụng

Bạn đọc tham khảo thêm: 

HTML Là Gì? Khám Phá Ngôn Ngữ Cơ Bản Của Web

HBase Là Gì? 5 Điều Cần Biết Về Công Nghệ Cơ Sở Dữ Liệu NoSQL Hàng Đầu

Quy trình triển khai outsource hiệu quả

Xác định nhu cầu và mục tiêu cụ thể

Trước khi bắt đầu quá trình outsource, doanh nghiệp cần thực hiện đánh giá nội bộ kỹ lưỡng để xác định chính xác những nhiệm vụ hoặc quy trình có thể và nên được thuê ngoài. Quá trình này đòi hỏi sự tham gia của nhiều phòng ban, từ vận hành đến tài chính và nhân sự, để đảm bảo rằng quyết định outsource phù hợp với chiến lược tổng thể của doanh nghiệp.

Việc đánh giá nội bộ không chỉ giúp xác định những quy trình cần thuê ngoài mà còn giúp doanh nghiệp hiểu rõ hơn về các yêu cầu cụ thể, mức độ kiểm soát cần thiết, và kết quả mong đợi. Đồng thời, đây cũng là cơ hội để doanh nghiệp nhìn nhận lại các quy trình hiện tại và cải thiện hiệu quả hoạt động nói chung.

Các bước triển khai outsource

• Nghiên cứu và lựa chọn đối tác phù hợp:
• Đánh giá kinh nghiệm và chuyên môn của đối tác trong lĩnh vực cần thuê ngoài
• Kiểm tra danh tiếng, đánh giá từ khách hàng cũ và portfolio của đối tác
• Đánh giá khả năng mở rộng quy mô và đáp ứng nhu cầu trong tương lai
• Xem xét mức độ phù hợp về văn hóa và phương thức làm việc
• Ký kết hợp đồng và đảm bảo các thỏa thuận bảo mật:
• Xây dựng hợp đồng chi tiết với các KPI và mốc thời gian cụ thể
• Thiết lập thỏa thuận bảo mật thông tin (NDA) trước khi chia sẻ dữ liệu nhạy cảm
• Làm rõ quyền sở hữu trí tuệ và các điều khoản chấm dứt hợp đồng
• Xác định quy trình giải quyết tranh chấp và các kênh liên lạc chính thức
• Theo dõi và đánh giá hiệu suất thường xuyên:
• Thiết lập hệ thống báo cáo và giám sát hiệu quả
• Tổ chức các cuộc họp đánh giá định kỳ với đối tác
• Xây dựng cơ chế phản hồi hai chiều để cải thiện liên tục
• Lập kế hoạch dự phòng và chiến lược thoát cho các tình huống bất ngờ

Trước khi bắt đầu quá trình outsource, doanh nghiệp cần thực hiện đánh giá nội bộ kỹ lưỡng

Kết luận

Outsource là gì? Đó là chiến lược kinh doanh thông minh giúp doanh nghiệp tối ưu nguồn lực, tiết kiệm chi phí và nâng cao năng lực cạnh tranh trong môi trường kinh doanh toàn cầu. Việc hiểu rõ về các mô hình outsource, đánh giá đúng nhu cầu và lựa chọn đối tác phù hợp sẽ giúp doanh nghiệp tận dụng tối đa lợi ích của mô hình này trong khi giảm thiểu các rủi ro tiềm ẩn