SharePoint là gì?

Định nghĩa SharePoint là gì?

Microsoft SharePoint là một nền tảng quản lý nội dung và tài liệu doanh nghiệp (Enterprise Content Management - ECM) được phát triển bởi Microsoft, cho phép các tổ chức xây dựng các trang web nội bộ để lưu trữ, chia sẻ và quản lý thông tin một cách tập trung.

SharePoint được thiết kế dành cho các đối tượng doanh nghiệp và tổ chức thuộc mọi quy mô, từ công ty nhỏ vài chục nhân viên đến các tập đoàn đa quốc gia với hàng nghìn người dùng. Không chỉ các doanh nghiệp tư nhân, các cơ quan chính phủ, tổ chức giáo dục và phi lợi nhuận cũng có thể tận dụng sức mạnh của SharePoint để cải thiện quy trình làm việc và quản lý thông tin.

Trong hệ sinh thái Microsoft 365, SharePoint đóng vai trò là trụ cột chính cho việc quản lý nội dung và hợp tác nhóm. Nó liên kết chặt chẽ với các ứng dụng Microsoft khác như Teams, Outlook, OneDrive và các ứng dụng Office, tạo nên một môi trường làm việc tích hợp và liền mạch. Sự tích hợp này giúp người dùng có thể truy cập và làm việc với tài liệu trên SharePoint từ bất kỳ ứng dụng nào trong hệ sinh thái Microsoft 365.

Microsoft SharePoint là một nền tảng quản lý nội dung và tài liệu doanh nghiệp (Enterprise Content Management - ECM)

Lịch sử và sự phát triển của SharePoint

Microsoft SharePoint được ra mắt lần đầu vào năm 2001 bởi Microsoft, với tên gọi ban đầu là SharePoint Portal Server. Ban đầu, nó được phát triển như một giải pháp quản lý tài liệu và cổng thông tin nội bộ đơn giản. Tuy nhiên, qua hơn hai thập kỷ phát triển, SharePoint đã trở thành một nền tảng mạnh mẽ và toàn diện như hiện nay.

Dưới đây là các phiên bản chính trong hành trình phát triển của SharePoint:

• SharePoint Portal Server 2001: Phiên bản đầu tiên với chức năng quản lý tài liệu cơ bản
• Windows SharePoint Services 2.0 (2003): Mở rộng tính năng cộng tác
• Microsoft Office SharePoint Server 2007: Tích hợp sâu hơn với ứng dụng Office
• SharePoint 2010: Cải thiện giao diện người dùng và tính năng mạng xã hội
• SharePoint 2013: Tích hợp đám mây và trải nghiệm mobile
• SharePoint 2016: Cải thiện bảo mật và hiệu suất
• SharePoint 2019: Tập trung vào trải nghiệm người dùng hiện đại
• SharePoint Online (Microsoft 365): Phiên bản đám mây cập nhật liên tục

Mỗi phiên bản mới đều mang đến những cải tiến đáng kể về giao diện người dùng, tính năng và khả năng tích hợp. Đặc biệt, sự ra đời của SharePoint Online trong Microsoft 365 đã đánh dấu bước chuyển đổi quan trọng sang điện toán đám mây, giúp người dùng có thể truy cập và làm việc với SharePoint từ mọi nơi, mọi thiết bị.

Bạn đọc tham khảo thêm: 

Native App là gì? Ưu nhược điểm của ứng dụng Native

Hadoop là gì? Cách hoạt động, ưu điểm & ứng dụng thực tế năm 2025

Microsoft SharePoint dùng để làm gì?

Các chức năng chính của SharePoint

Microsoft SharePoint cung cấp một loạt các chức năng toàn diện giúp doanh nghiệp quản lý thông tin, tối ưu hóa quy trình và tăng cường cộng tác. Nền tảng này có thể được tùy biến theo nhu cầu cụ thể của từng tổ chức, từ việc xây dựng các trang intranet đơn giản đến các hệ thống quản lý tài liệu phức tạp.

• Lưu trữ và chia sẻ tài liệu: SharePoint cho phép lưu trữ tập trung tài liệu với cấu trúc thư mục logic, hỗ trợ phiên bản, kiểm soát check-in/check-out và khả năng đồng bộ hóa với máy tính cá nhân thông qua OneDrive.
• Quản lý luồng công việc (workflow): Tự động hóa các quy trình kinh doanh như phê duyệt tài liệu, xử lý biểu mẫu, hoặc quản lý yêu cầu nội bộ giúp tiết kiệm thời gian và giảm thiểu lỗi.
• Tạo website nội bộ cho doanh nghiệp: Xây dựng các trang intranet, portal thông tin nội bộ, trang dự án hoặc phòng ban mà không cần kiến thức lập trình chuyên sâu.
• Tích hợp với Microsoft Teams, Outlook: Liên kết liền mạch với các ứng dụng Microsoft khác, cho phép truy cập tài liệu SharePoint trực tiếp từ Teams hoặc Outlook.
• Hỗ trợ quản lý dự án, lịch biểu: Cung cấp các công cụ theo dõi tiến độ, quản lý nhiệm vụ, lịch biểu nhóm và bảng Kanban để điều phối công việc hiệu quả.

Microsoft SharePoint cung cấp một loạt các chức năng toàn diện giúp doanh nghiệp quản lý thông tin, tối ưu hóa quy trình

SharePoint phục vụ đối tượng nào?

Microsoft SharePoint được thiết kế với tính linh hoạt cao, có thể đáp ứng nhu cầu của nhiều loại hình tổ chức khác nhau. Các doanh nghiệp thuộc mọi quy mô từ nhỏ, vừa đến lớn đều có thể tận dụng SharePoint để cải thiện cách thức lưu trữ và quản lý thông tin. Ngoài ra, các tổ chức giáo dục, cơ quan chính phủ và tổ chức phi lợi nhuận cũng thường xuyên sử dụng SharePoint cho nhu cầu quản lý nội dung và cộng tác.

Trong môi trường doanh nghiệp, SharePoint đặc biệt hữu ích cho các phòng ban như:

• Phòng Nhân sự: Quản lý tài liệu nhân viên, chính sách công ty, quy trình tuyển dụng và đào tạo.
• Phòng Dự án: Theo dõi tiến độ, chia sẻ tài liệu dự án, điều phối công việc giữa các thành viên.
• Phòng IT: Lưu trữ tài liệu kỹ thuật, quy trình vận hành, quản lý yêu cầu hỗ trợ.
• Phòng Sales & Marketing: Chia sẻ tài liệu bán hàng, quản lý chiến dịch marketing, theo dõi khách hàng tiềm năng.
• Ban lãnh đạo: Xây dựng bảng điều khiển thông tin (dashboard) để theo dõi các chỉ số hiệu suất quan trọng.

Các phiên bản của SharePoint

SharePoint Online vs. SharePoint Server

SharePoint hoạt động như thế nào?

Cấu trúc hoạt động của SharePoint

Microsoft SharePoint được tổ chức theo một cấu trúc phân cấp rõ ràng, giúp quản lý thông tin một cách có tổ chức và dễ tiếp cận. Ở cấp cao nhất là các site (trang web), có thể được coi như các không gian làm việc riêng biệt cho từng phòng ban, dự án hoặc mục đích cụ thể. Mỗi site có thể chứa nhiều subsite (trang web con) để phân chia thông tin chi tiết hơn.

Trong mỗi site, người dùng có thể tạo các thư viện tài liệu (document libraries) để lưu trữ và quản lý file. Các thư viện này hỗ trợ nhiều tính năng nâng cao như quản lý phiên bản, đồng bộ hóa, và kiểm soát check-in/check-out. Bên cạnh thư viện tài liệu, SharePoint cũng hỗ trợ các danh sách (lists) để theo dõi thông tin có cấu trúc như danh sách nhiệm vụ, lịch biểu, hoặc thông tin liên hệ.

Một trong những yếu tố quan trọng của SharePoint là hệ thống phân quyền người dùng chi tiết. Quản trị viên có thể cấp quyền truy cập khác nhau cho từng người dùng hoặc nhóm người dùng, từ quyền chỉ đọc đến quyền đóng góp hoặc quyền quản trị đầy đủ. Điều này đảm bảo thông tin chỉ được truy cập bởi những người có thẩm quyền phù hợp.

Microsoft SharePoint được tổ chức theo một cấu trúc phân cấp rõ ràng, giúp quản lý thông tin một cách có tổ chức

Quy trình cộng tác bằng SharePoint

SharePoint hỗ trợ quy trình cộng tác liền mạch giữa các thành viên trong tổ chức, cho phép họ làm việc cùng nhau trên các tài liệu và dự án. Quy trình cộng tác điển hình trong SharePoint bắt đầu từ việc tạo một site phù hợp với mục đích của nhóm. Sau đó, quản trị viên sẽ thêm người dùng và cấp quyền phù hợp cho họ.

Tiếp theo, các thành viên có thể tải lên và chia sẻ tài liệu trong thư viện tài liệu của site. SharePoint cho phép nhiều người cùng chỉnh sửa một tài liệu đồng thời (đối với định dạng Office), giúp tiết kiệm thời gian và tránh việc tạo nhiều phiên bản khác nhau của cùng một file. Hệ thống cũng tự động lưu lịch sử chỉnh sửa, cho phép người dùng xem ai đã thay đổi gì và khi nào, hoặc quay lại phiên bản trước nếu cần.

Lợi ích khi sử dụng SharePoint

Việc triển khai thành công SharePoint có thể chuyển đổi hoàn toàn cách thức doanh nghiệp quản lý thông tin và điều phối công việc.

• Tăng hiệu suất làm việc nhóm: SharePoint tạo môi trường cộng tác tập trung, nơi các thành viên có thể dễ dàng chia sẻ tài liệu, trao đổi ý kiến và làm việc cùng nhau trên các dự án. Khả năng đồng bộ hóa và chỉnh sửa đồng thời giúp giảm thời gian chờ đợi và tăng tốc độ hoàn thành công việc.
• Giảm rủi ro mất dữ liệu: Với hệ thống sao lưu tự động, quản lý phiên bản và khôi phục điểm thời gian, SharePoint bảo vệ thông tin quan trọng của doanh nghiệp khỏi các sự cố về kỹ thuật hoặc lỗi người dùng. Điều này đặc biệt quan trọng đối với các tài liệu có giá trị và không thể thay thế.
• Dễ dàng tùy biến theo quy trình riêng: SharePoint cung cấp khả năng tùy chỉnh cao, cho phép doanh nghiệp điều chỉnh nền tảng theo đúng quy trình và yêu cầu cụ thể của mình. Từ việc thiết kế giao diện người dùng đến xây dựng luồng công việc tự động, SharePoint có thể thích ứng với hầu hết mọi tình huống kinh doanh.
• Kết nối mạnh mẽ với các công cụ Microsoft khác: Là một phần của hệ sinh thái Microsoft 365, SharePoint tích hợp liền mạch với Teams, Outlook, OneDrive và các ứng dụng Office, tạo ra trải nghiệm làm việc đồng bộ và hiệu quả. Người dùng có thể truy cập tài liệu SharePoint từ bất kỳ ứng dụng nào trong hệ sinh thái này.
• Cải thiện bảo mật thông tin: SharePoint cung cấp nhiều lớp bảo mật, từ xác thực đa yếu tố đến kiểm soát truy cập chi tiết và mã hóa dữ liệu. Điều này giúp doanh nghiệp bảo vệ thông tin nhạy cảm và đáp ứng các yêu cầu về tuân thủ quy định.

Microsoft SharePoint mang đến nhiều lợi ích đáng kể cho doanh nghiệp

Hạn chế và lưu ý khi sử dụng SharePoint

Mặc dù mang lại nhiều lợi ích, Microsoft SharePoint cũng có một số hạn chế mà doanh nghiệp cần lưu ý trước khi triển khai. Giao diện của SharePoint ban đầu có thể gây khó khăn cho người dùng mới, đặc biệt là với những người chưa quen thuộc với các sản phẩm của Microsoft. Đường cong học tập có thể khá dốc, và người dùng có thể cần thời gian để làm quen với cấu trúc và cách điều hướng trong hệ thống.

Để vận hành SharePoint hiệu quả, doanh nghiệp thường cần có ít nhất một người quản trị hệ thống có kiến thức chuyên sâu. Người này sẽ chịu trách nhiệm thiết lập cấu trúc site, quản lý quyền truy cập, tùy chỉnh giao diện và giải quyết các vấn đề kỹ thuật phát sinh. Đối với các doanh nghiệp nhỏ không có nhân viên IT chuyên trách, đây có thể là một thách thức đáng kể.

Triển khai SharePoint cũng có thể tốn thời gian đáng kể nếu không có kế hoạch và kiến thức nền tảng phù hợp. Việc thiết kế cấu trúc thông tin, xây dựng luồng công việc và tùy chỉnh giao diện đòi hỏi sự đầu tư về thời gian và nguồn lực. Doanh nghiệp cần xác định rõ mục tiêu và phạm vi sử dụng trước khi bắt đầu triển khai để tránh lãng phí thời gian và công sức.

Ngoài ra, chi phí cũng là một yếu tố cần cân nhắc, đặc biệt đối với các doanh nghiệp nhỏ. Mặc dù SharePoint Online được bao gồm trong một số gói Microsoft 365 Business, nhưng các tính năng nâng cao có thể yêu cầu gói đăng ký cao cấp hơn. Đối với SharePoint Server, chi phí ban đầu cho giấy phép và phần cứng có thể khá lớn.

Microsoft SharePoint cũng có một số hạn chế mà doanh nghiệp cần lưu ý trước khi triển khai

Kết luận

Microsoft SharePoint là gì? Đó là một nền tảng toàn diện giúp doanh nghiệp quản lý thông tin, tối ưu hóa quy trình và tăng cường cộng tác. Với khả năng tùy biến cao và tích hợp sâu với hệ sinh thái Microsoft 365, SharePoint mang đến giải pháp hiệu quả cho việc lưu trữ, chia sẻ và làm việc với tài liệu.