Quy trình phỏng vấn nhân sự là gì?

Quy trình phỏng vấn chính là một chuỗi các  hoạt động tiếp xúc, sự tương tác giữa nhà tuyển dụng và các ứng viên. Mục đích cuối cùng là để nhà tuyển dụng tìm ra những ứng viên thích hợp nhất cho doanh nghiệp. 

Vai trò của quy trình phỏng vấn nhân sự 

Quy trình phỏng vấn là một chuỗi những hoạt động nối tiếp nhau, với mục đích phỏng vấn tìm kiếm và chọn ra những ứng viên phù hợp nhất với doanh nghiệp. Không chỉ đơn giản như vậy, quy trình vô cùng phức tạp và đòi hỏi những nhà tuyển dụng cần nhiều thời gian và công sức để có thể đạt hiệu suất cao trong công việc. 

Chuẩn bị trước buổi phỏng vấn 

Để một buổi phỏng vấn diễn ra suôn sẻ và đạt được mục tiêu tuyển dụng phụ thuộc khá nhiều và quá trình phỏng vấn tuyển dụng. Hãy cùng xem chúng ta nên chuẩn bị những gì trước quy trình phỏng vấn để đạt được hiệu quả cao nhé!

Lên kế hoạch phỏng vấn 

Đầu tiên là chúng ta phải lên kế hoạch cho buổi phỏng vấn. Đây là các bước chuẩn bị trước khi nhà tuyển dụng và ứng viên gặp gỡ, trao đổi trực tiếp với nhau. Hầu hết doanh nghiệp sẽ cho bộ phận nhân sự, tuyển dụng đảm nhiệm bước này. Trước khi lên quy trình phỏng vấn nhân sự cần đảm bảo những yếu tố sau: 

Chuẩn bị kỹ càng cho cuộc phỏng vấn 

Là một nhân viên phụ trách buổi phỏng vấn ứng viên cho công ty bạn phải có trong tay một list những công việc để chuẩn bị cho buổi phỏng vấn:

• Gửi thư mời phỏng vấn cho các ứng viên: Bằng việc thông báo qua Email, điện thoại liên hệ với ứng viên để chốt lịch cho buổi phỏng vấn trực tiếp. 
• Thông báo lịch tới người phỏng vấn chính: Để ứng viên có cái nhìn tốt nhất về đơn vị tuyển dụng cần đảm bảo người phỏng vấn phải có mặt đúng thời gian. Điều này bạn cần thông báo trước để người phỏng vấn chính nắm rõ. 
• Chuẩn bị không gian để phỏng vấn: Phòng phỏng vấn cần được chuẩn bị trước và có thông báo đến những bộ phận khác để tránh nhầm lẫn, gián đoạn cho buổi phỏng vấn. 
• Cần chuẩn bị trước các câu hỏi phỏng vấn tránh việc bí câu hỏi khi phỏng vấn ứng viên. 

Người phỏng vấn 

Theo những quy tắc trong quy trình phỏng vấn, người phỏng vấn không nên vượt quá 5 người. Hợp lý nhất là số lượng người phỏng vấn nên từ 2 - 3 người. Nếu là 1 người thì thường là những vị trí công việc đặc biệt, cần đánh giá khách quan, đa chiều sẽ khó khăn cho nhà tuyển dụng đưa ra những quyết định đánh giá. 

Tạo nên cấu trúc buổi phỏng vấn 

Cấu trúc của quy trình phỏng vấn cần được đảm bảo theo những yếu tố sau:

• Chào/ giới thiệu doanh nghiệp, người tuyển dụng.
• Đặt ra những câu hỏi để tìm hiểu ứng viên.
• Đặt câu hỏi chuyên môn dành cho ứng viên.
• Thông tin phải hồi và những câu hỏi của ứng viên dành cho công ty.
• Kết thúc buổi phỏng vấn và hẹn lịch đưa ra kết quả phỏng vấn. 

Các bước tạo nên quy trình phỏng vấn nhân sự 

Một quy trình phỏng vấn chuyên nghiệp thường được thực hiện theo những bước sau:

Giới thiệu sơ công ty và người phỏng vấn 

Khi mới bắt đầu cuộc phỏng vấn chúng ta nên tạo không khí cho buổi phỏng vấn thoải mái và dễ dàng hơn khi bắt đầu. Sau đó, nhà tuyển dụng sẽ giới thiệu lại những thông tin của doanh nghiệp. Và nói sơ qua về người phỏng vấn trực tiếp cho ứng viên.

Truyền đạt sơ qua cấu trúc phỏng vấn 

Đây là bước đề ra nền tảng để bạn hiểu rõ hơn về người phỏng vấn mình cũng như quy trình phỏng vấn sẽ diễn ra như thế nào. Bạn sẽ trở lên chủ động và linh hoạt hơn trong việc xử lý với các tình huống mà nhà tuyển dụng đưa ra.

Ứng viên giới thiệu về bản thân 

Không chỉ đơn giản là việc giới thiệu tên, tuổi, nơi bạn sinh sống mà còn một số thông tin quan trọng như: nghề nghiệp, mục tiêu và kinh nghiệm chuyên môn. 

Đặt câu hỏi xác thực thông tin ứng viên đưa ra

Việc này đơn thuần thực hiện để thẩm định hồ sơ ứng viên. Để nhà tuyển dụng có thể hiểu hơn về ứng viên một cách trực tiếp hơn.

Đặt câu hỏi về chuyên môn 

Đây là bước thứ 5 trong quy trình phỏng vấn và cũng là bước quan trọng nhất. Nhà tuyển dụng sẽ đưa ra những câu hỏi chuyên sâu về chuyên môn của bạn. Ở bước này từ những câu trả lời của ứng viên, nhà tuyển dụng sẽ đánh giá được năng lực của họ. Hay có thể nói đây là khâu mà ứng viên thể hiện sự hiểu biết chuyên sâu về ngành của mình với nhà tuyển dụng. 

Đặt câu hỏi về kỹ năng mềm

Ở đây ra tuyển dụng sẽ đưa ra những tình huống về khả năng làm việc nhóm, học hỏi, giao tiếp,... của bạn. Từ đó đưa ra những nhận định phù hợp với vị trí mà công ty đang tuyển dụng. 

Giải đáp các thắc mắc của ứng viên 

Thường ở bước này ứng viên sẽ đưa ra những thắc mắc của mình về quyền lợi cá nhân khi làm việc tại doanh nghiệp như mức lương, thời gian làm việc, chế độ phúc lợi được hưởng, đãi ngộ, …Và nhà tuyển dụng sẽ cung cấp những thắc mắc của ứng viên một cách chi tiết nhất. 

Kết thúc phỏng vấn 

Sau khi giải đáp những thắc mắc và nắm rõ hết về những kỹ năng chuyên môn của ứng viên. Nhà tuyển dụng sẽ tuyên bố kết thúc buổi phỏng vấn và thông báo cho ứng viên thời hạn có kết quả phỏng vấn và một số thông tin liên quan sau khi kết thúc việc phỏng vấn. 

Dẫn ứng viên đi tham quan doanh nghiệp 

Việc làm này giúp ứng viên giải tỏa được áp lực sau khi kết thúc buổi phỏng vấn. Vừa giúp ứng viên nắm bắt được sơ lược cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp để nắm bắt kịp thời và dễ hội nhập với môi trường làm việc của công ty.

Đánh giá kết quả

Ở giai đoạn này, ứng viên thích hợp sẽ sớm nhận được kết quả về việc có được nhận hay không và thời gian bắt đầu thử việc, còn những ứng viên không được chọn nhà tuyển dụng sẽ phản hồi lại rằng chưa đủ tiêu chuẩn của công ty đề ra.  

Lưu ý khi triển khai quy trình phỏng vấn 

• Bắt ứng viên phải chờ lâu: Việc để ứng viên phải chờ đợi phỏng vấn là một vấn đề khá to tát. Những điều này không nên xuất hiện vì có thể gây ra cảm giác mệt mỏi cho ứng viên. Những người có năng lực sẽ thấy bất bình và quyết định ra về.
• Nói những câu thiếu tích cực và đưa ra những quyết định vội vàng, cảm tính: Nếu quy trình phỏng vấn diễn ra không khéo, bên tuyển dụng đặt ra những câu hỏi hoặc có thái độ nặng nề thì buổi phỏng vấn sẽ trở thành một cuộc tranh luận nảy lửa. Do đó, nhà tuyển dụng cần dành thời gian nghe ứng viên trình bày và giao tiếp bằng mắt với thái độ tập trung, tôn trọng.
• Không đọc hồ sơ ứng viên và chuẩn bị bảng câu hỏi: Các bước phỏng vấn và bảng câu hỏi cần được lên kế hoạch từ trước tránh cho việc lan man, vô nghĩa, không tập trung vào mục đích tuyển dụng. Việc đọc kỹ hồ sơ phải được thực hiện trước để nhà tuyển dụng có thể hiểu hơn về ứng viên. 

Chúng tôi đã cùng bạn tìm hiểu 10 bước tạo nên quy trình phỏng vấn nhân sự của doanh nghiệp. Và nếu bạn đang quan tâm đến lĩnh vực tuyển dụng thì đừng bỏ qua Devwork - Nền tảng tuyển dụng IT kết nối HR Freelancer.