Letter of Intent là gì?

Letter of intent là gì? Letter of Intent (viết tắt là LOI) là một văn bản chính thức thể hiện ý định, nguyện vọng hoặc cam kết sơ bộ của một bên đối với bên còn lại về một thỏa thuận, giao dịch hoặc mối quan hệ trong tương lai. Đây không phải là một hợp đồng ràng buộc pháp lý hoàn chỉnh, mà là bước đệm quan trọng thể hiện thiện chí và cam kết trước khi tiến tới các thỏa thuận chính thức.

Letter of intent được sử dụng rộng rãi trong nhiều lĩnh vực khác nhau với mục đích chung là thiết lập khung ban đầu cho các cuộc đàm phán hay quá trình hợp tác. Trong kinh doanh, LOI thường là bước đầu tiên cho các thương vụ mua bán, sáp nhập công ty. Trong tuyển dụng, letter of intent giúp ứng viên bày tỏ sự quan tâm đến vị trí và tổ chức. Trong giáo dục, LOI là cầu nối giúp học sinh, sinh viên tiếp cận với cơ hội học tập và nghiên cứu.

Cần phân biệt rõ giữa letter of intent và cover letter (thư xin việc). Mặc dù cả hai đều được sử dụng trong quá trình tìm việc, nhưng cover letter tập trung vào việc giới thiệu bản thân, kỹ năng và kinh nghiệm của ứng viên, trong khi letter of intent nhấn mạnh vào ý định, kế hoạch và mục tiêu dài hạn của người viết đối với vị trí hoặc tổ chức.

Letter of Intent là một văn bản chính thức thể hiện ý định, nguyện vọng hoặc cam kết sơ bộ của một bên đối với bên còn lại 

Khi nào cần sử dụng Letter of Intent?

Trong tuyển dụng

Trong lĩnh vực tuyển dụng, letter of intent thường được sử dụng khi ứng viên muốn bày tỏ sự quan tâm đặc biệt đến một vị trí hoặc tổ chức mà chưa có thông tin tuyển dụng cụ thể.

LOI giúp ứng viên tạo ấn tượng với nhà tuyển dụng, đồng thời thể hiện hiểu biết về tổ chức và mong muốn đóng góp trong tương lai. Đây cũng là cơ hội để ứng viên thể hiện tầm nhìn dài hạn trong sự nghiệp, khác với cover letter thường tập trung vào vị trí cụ thể được quảng cáo.

Trong kinh doanh

Letter of intent đóng vai trò quan trọng trong các giao dịch kinh doanh như mua bán, sáp nhập công ty, hợp tác đầu tư hay liên doanh. LOI giúp các bên xác định khung thỏa thuận sơ bộ, điều kiện và mốc thời gian trước khi đầu tư nguồn lực vào quá trình đàm phán chi tiết và soạn thảo hợp đồng chính thức.

LOI trong kinh doanh thường bao gồm các điều khoản về bảo mật thông tin, độc quyền đàm phán trong một khoảng thời gian nhất định.

Letter of intent đóng vai trò quan trọng trong các giao dịch kinh doanh như mua bán, sáp nhập công ty, hợp tác đầu tư…

Trong giáo dục

Trong lĩnh vực giáo dục, letter of intent thường được sử dụng khi nộp hồ sơ xin học bổng, tham gia chương trình nghiên cứu hoặc xin nhập học vào các chương trình sau đại học.

LOI giúp ứng viên trình bày mục tiêu học tập, định hướng nghiên cứu và lý do lựa chọn chương trình hoặc tổ chức giáo dục cụ thể. Đây là cơ hội để thể hiện sự phù hợp giữa mục tiêu cá nhân với sứ mệnh, giá trị của tổ chức giáo dục.

Trong giao dịch bất động sản

Trong lĩnh vực bất động sản, letter of intent thường được sử dụng như bước đầu trong quá trình mua bán hoặc thuê bất động sản thương mại. LOI giúp người mua hoặc người thuê thể hiện sự quan tâm nghiêm túc và đưa ra các điều kiện sơ bộ như giá cả, thời hạn, điều kiện thanh toán. LOI trong bất động sản giúp tiết kiệm thời gian và chi phí cho các bên trước khi tiến hành các thủ tục pháp lý phức tạp hơn.

Letter of intent thường được sử dụng như bước đầu trong quá trình mua bán hoặc thuê bất động sản

Cấu trúc của một Letter of Intent

Bạn đọc tham khảo thêm: 

ESLint là gì? Hướng dẫn từ A-Z cho người mới bắt đầu học JavaScript

Clustering là gì? Phân loại, thuật toán và ứng dụng

 Hướng dẫn viết Letter of Intent chuẩn

 Xác định mục đích rõ ràng của thư

Trước khi bắt đầu viết letter of intent, hãy xác định rõ mục đích và kết quả mong muốn. Điều này sẽ định hướng nội dung và giọng điệu của lá thư. Nếu bạn đang viết LOI để xin việc, hãy nghiên cứu kỹ về công ty và vị trí để thể hiện sự hiểu biết và nhiệt huyết. Nếu bạn đang soạn LOI cho một thương vụ kinh doanh, hãy xác định rõ mục tiêu, lợi ích và điều kiện của thương vụ.

Sử dụng giọng văn chuyên nghiệp và phù hợp với ngữ cảnh

Letter of intent là văn bản chính thức, đòi hỏi giọng văn chuyên nghiệp, rõ ràng và súc tích. Tuy nhiên, giọng điệu cần được điều chỉnh phù hợp với ngữ cảnh và người nhận.

• Trong môi trường kinh doanh: Sử dụng ngôn ngữ chuyên nghiệp, chính xác và trực tiếp.
• Trong giáo dục: Cần thể hiện sự nghiêm túc học thuật nhưng vẫn có thể chia sẻ đam mê và nhiệt huyết.
• Trong tuyển dụng: Cân bằng giữa sự chuyên nghiệp và thể hiện cá tính, đam mê với công việc.

Letter of intent là văn bản chính thức, đòi hỏi giọng văn chuyên nghiệp, rõ ràng và súc tích

Cấu trúc thư hợp lý, đảm bảo đầy đủ các phần quan trọng

Một letter of intent chuyên nghiệp cần có cấu trúc rõ ràng, bao gồm:

• Thông tin người gửi và người nhận: Đầy đủ tên, chức danh, thông tin liên hệ.
• Ngày tháng: Thời điểm soạn thảo và gửi thư.
• Tiêu đề rõ ràng: Nêu rõ đây là Letter of Intent và mục đích cụ thể.
• Lời chào mở đầu: Chào hỏi người nhận một cách phù hợp.
• Nội dung chính: Trình bày mục đích, ý định và thông tin cần thiết.
• Lời kết và chữ ký: Cảm ơn người nhận, đề xuất bước tiếp theo và ký tên.

Trình bày rõ ràng các ý định, điều kiện và mong muốn

Phần này chính là trọng tâm của letter of intent, nơi bạn trình bày chi tiết:

• Ý định hoặc mục tiêu cụ thể của bạn.
• Lý do bạn quan tâm đến cơ hội, tổ chức hoặc giao dịch.
• Giá trị bạn có thể mang lại hoặc điều kiện bạn đề xuất.
• Khung thời gian hoặc mốc thời gian quan trọng.
• Bất kỳ điều kiện tiên quyết hoặc yếu tố quan trọng nào.

Hãy sử dụng các đoạn văn ngắn, súc tích và tập trung vào một ý chính trong mỗi đoạn để đảm bảo thông điệp của bạn được truyền tải rõ ràng.

Kiểm tra lại nội dung trước khi gửi để tránh lỗi chính tả, ngữ pháp

Một letter of intent chuyên nghiệp không chỉ đòi hỏi nội dung chất lượng mà còn phải hoàn hảo về mặt hình thức. Hãy dành thời gian để:

• Kiểm tra lỗi chính tả, ngữ pháp và dấu câu.
• Đảm bảo định dạng nhất quán (font chữ, khoảng cách, căn lề).
• Xem xét lại tính logic và mạch lạc của văn bản.
• Kiểm tra lại tên người nhận, tổ chức và các thông tin quan trọng khác.
• Nếu có thể, hãy nhờ người khác đọc lại letter of intent của bạn trước khi gửi.

Để hoàn thiện chỉn chu nhất có thể, bạn nên dành thời gian để kiểm tra chính tả, ngữ pháp của bức thư

Những lỗi cần tránh khi viết Letter of Intent

Sau đây là một số lỗi cần tránh khi viết Letter of Intent:

• Viết quá chung chung, không nêu rõ ý định cụ thể. Một letter of intent hiệu quả phải nêu rõ mục đích, ý định và kết quả mong muốn. Tránh sử dụng những cụm từ mơ hồ hoặc quá chung chung mà không đi vào trọng tâm. Hãy cụ thể về ý định của bạn, giá trị bạn mang lại và kết quả bạn mong đợi từ mối quan hệ hoặc giao dịch.
• Sử dụng ngôn ngữ không phù hợp hoặc thiếu chuyên nghiệp. Giọng điệu và ngôn ngữ trong letter of intent phải phù hợp với ngữ cảnh và người nhận. Tránh sử dụng từ ngữ quá thân mật, tiếng lóng hoặc cách diễn đạt phức tạp, khó hiểu. Đồng thời, hãy cân nhắc đến văn hóa và phong cách giao tiếp của tổ chức hoặc cá nhân bạn đang liên hệ.
• Không kiểm tra lỗi chính tả, ngữ pháp trước khi gửi. Lỗi chính tả, ngữ pháp trong letter of intent có thể tạo ấn tượng thiếu chuyên nghiệp và cẩu thả. Hãy luôn dành thời gian kiểm tra kỹ lưỡng trước khi gửi, sử dụng công cụ kiểm tra chính tả và nhờ người khác đọc lại nếu có thể.
• Không cung cấp thông tin liên hệ hoặc bước tiếp theo rõ ràng. Letter of intent không chỉ là bày tỏ sự quan tâm mà còn là bước đầu tiên trong quá trình xây dựng mối quan hệ hoặc thỏa thuận. Hãy luôn cung cấp đầy đủ thông tin liên hệ của bạn và đề xuất những bước tiếp theo cụ thể như cuộc họp, cuộc gọi điện thoại hoặc thời hạn phản hồi.
• Viết quá dài dòng hoặc quá ngắn gọn. Một letter of intent hiệu quả cần đủ dài để truyền tải đầy đủ thông tin cần thiết nhưng đủ ngắn gọn để giữ sự chú ý của người đọc. Tùy thuộc vào mục đích và ngữ cảnh, LOI thường có độ dài từ 1-3 trang. Hãy tập trung vào những thông tin quan trọng nhất và loại bỏ những chi tiết không cần thiết.

Mẫu Letter of Intent tham khảo

Mẫu LOI ứng tuyển công việc

Mẫu LOI hợp tác kinh doanh

 Mẫu LOI xin học bổng

Kết luận

Như vậy, bài viết trên đã giúp bạn hiểu rõ Letter of intent là gì? Hãy nhớ rằng mặc dù letter of intent không phải là văn bản ràng buộc pháp lý hoàn chỉnh, nhưng nó phản ánh sự chuyên nghiệp, nghiêm túc và thiện chí của bạn trong mọi tình huống.