Làm việc có mục tiêu và kế hoạch như thế nào cho đúng và cần thiết ?

Kế hoạch và mục tiêu luôn góp mặt trong quá trình dẫn đến sự thành công của mỗi con người . Bất kỳ ai nếu muốn thực hiện một hoạt động hay công việc gì dù lớn hay nhỏ đều cần có kế hoạch và mục tiêu cần đạt được để đảm bảo mọi vấn đề được diễn ra suôn sẻ. Lý do có thể kể đến như sau:

• Thiết lập mục tiêu và lên kế hoạch sẽ vạch ra đường hướng rõ ràng cho mọi hoạt động của bản thân, giúp thống nhất trong suy nghĩ, hành động.
• Việc này có thể giúp tận dụng tối đa thời gian, công sức, phát huy cao độ mọi suy nghĩ, hoạt động để phục vụ cho mục tiêu chung, tránh lãng phí và không đồng đều công việc
• Lên kế hoạch và có mục tiêu sẽ là căn cứ đo lường tiến độ, hiệu quả công việc thực hiện được
• Nâng cao năng suất, gia tăng sự hài lòng, niềm tin vào cuộc sống
• Lường trước những vấn đề có thể xảy ra, lên phương án dự phòng và hạn chế những rủi ro không đáng có

Cùng Devwork bắt tay vào tìm hiểu về các bước để xác định mục tiêu và kế hoạch nhé!

Để xác định mục tiêu ta cần có 5 bước rất đơn giản mà cực hiệu quả

Trước khi thiết lập mục tiêu, bạn cần có những bước “khởi động” thật hiệu quả. Bạn có thể tham khảo nghiên cứu của Locke – một trong những học giả tiên phong nghiên cứu về thiết lập mục tiêu và động lực. Theo Locke, một mục tiêu rõ ràng và gắn với những phản hồi thích hợp sẽ khuyến khích động lực làm việc của nhân viên. Ông cũng khẳng định khi nhân viên hướng sự tập trung vào các mục tiêu thì đó cũng là cách để gia tăng động lực làm việc, gia tăng hiệu suất làm việc của họ.

Mục tiêu trả lời cho câu hỏi: “Chúng ta muốn làm gì?”. Một mục tiêu tốt cần ngắn gọn, có tính khả thi và đủ lớn để truyền cảm hứng cho tất cả mọi người. Mục tiêu đó nên đảm bảo 5 yếu tố sau theo mô hình SMART:

S – Specific: Cụ thể

M – Measurable: Có thể đo lường

A – Attainable: Có thể đạt được

R – Relevant: Thực tế

T – Time-Bound: Thời gian hoàn thành

Sau đây sẽ là 5 bước giúp bạn thiết lập được mục tiêu chuẩn SMART:

Bước 1: Cụ thể hóa mục tiêu cần thực hiện 

Để làm được điều này, hãy dành thời gian nghiên cứu và trả lời 5 câu hỏi. Nếu hoàn thành nó mục tiêu sẽ dần được hé lộ:

What – Bạn cần hướng đến, đạt được điều gì trong chu kỳ công việc sắp tới?

Who – Ai là người sẽ tiến hành thực hiện và hoàn thành mục tiêu?

When – Mốc thời gian nào cần đạt được mục tiêu?

Where – Mục tiêu cần hoàn thành tại địa điểm, không gian hay trên nền tảng nào?

Why – Tại sao bạn và team cần nỗ lực để hoàn thành mục tiêu này?

Khi giải đáp được bộ 5 câu hỏi Wh-Question trên bạn sẽ có những hình dung tương đối rõ ràng về mục tiêu mình đang hướng tới

Bước 2: Sử dụng yếu tố đo lường cho mục tiêu

Mọi mục tiêu đề ra đều nên gắn với ít nhất một cách thức đo lường và định lượng. Yếu tố đo lường cho phép bạn theo dõi quá trình làm việc của mình đang ở mức bao nhiêu, bạn cón bao nhiêu % cần hoàn thành thì đạt được mục tiêu đó và cần bao nhiêu thời gian để hoàn thành công việc đúng với deadline.

Tuy nhiên hãy đảm bảo các yếu tố đo lường gắn với mục tiêu định lượng và hoàn toàn khách quan, tránh việc gắn mục tiêu với các yếu tố định tính cảm giác. Điều này sẽ dẫn đến sai lầm khi hoạt động và xem xét đánh giá.

Bước 3: Xác định tính khả thi của mục tiêu

Một mục tiêu thử thách và có tính truyền cảm không đồng nghĩa với xa vời, viển vông như hái sao trên trời. Do đó hãy xem xét tất cả nguồn lực (tài chính, nhân sự,…) cùng khả năng hiện tại của bản thân để thiết lập các mục tiêu vừa có ý nghĩa làm động lực vừa thực tế để nhân viên không nản lòng nếu chẳng may không thể hoàn thành 100%.

Bước 4: Xác định tính liên quan

Mọi mục tiêu được thiết lập đều cần liên quan đến mục tiêu chung lớn hơn như vậy và góp phần tạo nên bức tranh chung toàn diện. Trong một công việc, mục tiêu của cá nhân cần gắn bó với mục tiêu phòng ban, mục tiêu phòng ban lại gắn liền với mục tiêu của toàn bộ Ban lãnh đạo doanh nghiệp. Tất cả mục tiêu cộng hưởng để đi đến mục tiêu chung to lớn. Đó là sự liên kếtm ạnh mẽ, phát triển bền vững để đi đến thành công

Bước 5: Gia hạn thời gian

Khi đã xác định được mục tiêu mình cần thực hiện, bạn cần gắn việc này với một mốc thời gian và khoảng thời gian nhất định. Thời gian không nên quá dài và cũng đừng quá gấp gáp. Quá dài sẽ làm hao mòn ý chí và là cơ hội vàng cho việc trì hoãn lên ngôi, nhưng quá ngắn sẽ gây áp lực rất lớn và đôi khi khiến cho công việc không đạt chất lượng mong muốn chỉ vì thiếu thời gian.

Sau khi đặt ra được mục tiêu, ta cần phải lên kế hoạch thực hiện mục tiêu đó. Và chúng ta cũng có 05 bước lập kế hoạch đơn giản mà hiệu quả, cùng Devwork tìm hiểu tiếp nhé:

5 bước lập kế hoạch trong công việc

Bước 1: Liệt kê các công việc cần phải làm

Ở bước đầu tiên này, hãy thoải mái và ghi hết tất cả những công việc cần thực hiện ra. Rồi đó hãy nhìn tổng quan xem có tất cả bao nhiêu việc phải làm và cần ít nhất bao nhiêu lâu để hoàn thành những công việc còn ngổn ngang đó. Bạn cần liệt kê đầy đủ những công việc cần thiết để xác định khối lượng công việc và phân bổ quỹ thời gian sao cho hợp lý nhất. Bạn có thể phân chia việc theo ngày, tuần, tháng, năm để tiện quản lý và thực hiện.

Bước 2: Đặt mục tiêu phù hợp với công việc

Hãy gắn tạo thói quen deadline cho mỗi công việc tùy theo hiện trạng của chúng dể đảm bảo rằng thời gian bạn đặt ra hoàn toàn có thể thực hiện được và hợp lý để hoàn thành cho đúng tiến độ.

Bước 3: Sắp xếp công việc theo vị trí ưu tiên

Đây là bước vô cùng quan trọng. Bạn cần xác định rõ công việc nào cần làm trước, công việc nào cần làm sau để đảm bảo có thể dành thời gian quan tâm chúng. Nếu hoàn thành tốt bước này sẽ giúp bạn tiết kiệm khá là nhiều thời gian. Bạn sẽ không mất công cho những công việc không đáng và dành sức giải quyết những vấn đề nan giải và quan trọng hơn.

Bước 4: Tập trung thực hiện 

“Mục tiêu mà không hành động thì dù có cánh cũng không bay được đến đích” (Robin Sharma – Đời ngắn đừng ngủ dài). Khi có mục tiêu, có kế hoạch thì nên bắt tay vào thực hiện ngay trước khi dẫn đến sự trì hoãn. Hãy hoàn thành chúng bằng 100% sức lực của mình và sau đó bạn có thể nghỉ ngơi với tâm trạng thoải mái nhất. Tuy nhiên vẫn nên kết hợp làm việc và nghỉ ngơi để có thể chất và tinh thần bạn luôn khỏe nhé.

Bước 5: Kiểm tra hiệu quả

Tưởng như không quan trọng nhưng bước cuối cùng lại vô cùng cần thiết. Sau khi hoàn thành xong công việc hãy dành thời gian kiểm tra lại để đảm bảo không có sai sót gì trong quá trình thực hiện. Và đây cũng là lúc đánh giá mục tiêu có đúng tiến độ và hiệu quả như mong đợi hay không. 

Trên đây là các bước xây dựng mục tiêu và lập kế hoạch cho bản thân. Điều quan trọng với mọi mục tiêu và mọi kế hoạch là hành động, quyết tâm đến cùng không ngại gian khổ. Devwork hy vọng rằng với những thông tin vừa rồi có thể giúp các bạn tối ưu hiệu quả làm việc và gặt hái được nhiều thành công trong tương lai.