CÁCH NÀO ĐỂ SẮP XẾP, QUẢN LÝ CÔNG VIỆC HIỆU QUẢ?

cach-nao-de-sap-xep-quan-ly-cong-viec-hieu-qua

Sắp xếp và quản lý công việc là những kỹ năng cần thiết đối với mọi đối tượng, dù là học sinh, sinh viên hay những người đã đi làm. Nắm được những “bí kíp” này, bạn sẽ có thể giải quyết các vấn đề một cách nhanh chóng và mang lại kết quả cao trong học tập cũng như công việc.

Chính vì lẽ đó, nhà tuyển dụng và cấp trên luôn đánh giá cao những cá nhân có khả năng sắp xếp công việc khoa học. Nếu bạn chưa biết làm thế nào để giải quyết cuộc sống bận bịu của mình, bài viết dưới đây sẽ giúp bạn!


Cùng một vị trí và công việc nhưng có những người luôn hoàn thành rất nhanh và xuất sắc những nhiệm vụ được giao. Nhưng có những người lại bị sếp phê bình vì luôn gặp phải những rắc rối trong phần việc mình được giao khiến chuỗi công việc bị đình trệ. Sắp xếp và quản lý công việc hiệu quả chính là đặc điểm để phân biệt giữa mọi người với nhau. Nếu bạn biết cách quản lý, sắp xếp thời gian cũng như công việc thì mọi thứ đều sẽ trở nên thuận lợi hơn. Ngoài ra, các bạn cũng có thể sử dụng những phần mềm hỗ trợ việc ghi nhớ và kiểm soát thời gian trong một ngày của bạn.


Kỹ năng sắp xếp công việc


Nói một cách dễ hiểu, kỹ năng sắp xếp công việc là quá trình định hình và ghi lại những nhiệm vụ cần hoàn thành, sau đó phân chia thời gian thực hiện công việc một cách hợp lý. Đối với những người đi làm, đây là kỹ năng đặc biệt quan trọng giúp các bạn có một quá trình làm việc “dễ thở” hơn, đồng thời thể hiện trách nhiệm cũng như năng lực làm việc của mỗi cá nhân.


Kỹ năng sắp xếp công việc bao hàm nhiều nội dung như kỹ năng quản lý thời gian, kỹ năng ghi chú thông tin công việc khoa học, kỹ năng tính toán, kỹ năng giải quyết tình huống linh hoạt,... Những kỹ năng nhỏ này khi tổng hợp lại sẽ hình thành một thói quen làm việc khoa học và hiệu quả, cũng như hình thành một nếp sống lành mạnh cho mỗi người.


Cách sắp xếp công việc hiệu quả


1. Thức dậy đúng giờ


Theo trang RealSimple.com, thức dậy mỗi sáng là việc đầu tiên trong ngày làm lãng phí quỹ thời gian của mỗi người. Bất kể bạn có ngủ nướng thêm một lúc hay chẳng may “tắt nhầm” chuông báo thức để trễ mất 30 phút cũng khiến một ngày của bạn sẽ bị trì trệ. Chuyện rời khỏi giường ngủ vào mỗi sáng sớm luôn là một việc vô cùng khó khăn đối với chúng ta.



Diane Gottsman – chuyên gia tổ chức, đã đưa ra một phương án vô cùng đơn giản để cải thiện tình trạng này. Đó là trước khi đi ngủ, bạn hãy để chuông báo ra xa khỏi tầm tay của mình để khi nó kêu lên, bạn thật sự phải rời khỏi giường và không trở về với nó.


2. Xác định việc gì thực sự quan trọng


Kỹ năng tổ chức công việc này rất quan trọng nếu bạn là người lãnh đạo tài giỏi. Tất cả những nhà quản lý giỏi đều biết phân biệt được công việc nào là mấu chốt và thực sự quan trọng đối với sự nghiệp của họ. Xác định mức độ quan trọng của công việc đòi hỏi nhà quản lý phải có sự nhạy cảm đặc biệt giúp họ có thể tránh những thứ nảy sinh rắc rối đối với nhiệm vụ mình đảm nhận. Ngược lại, những nhà quản lý tồi thường chọn những chi tiết nhỏ nhặt để chì chiết nhân viên, mà lơ là những việc lớn và quan trọng.


Bạn phải loại bỏ sự rắc rối ngay từ khi nó còn trong “trứng nước” để tránh những điều phức tạp sẽ xảy ra sau này. Việc đó sẽ khiến bạn chủ động hơn trong mọi lĩnh vực.


3. Lên danh sách những việc cần làm


Nghe có vẻ hiển nhiên nhưng có một sự thật rằng phần lớn các bạn sinh viên thường “nước đến chân mới nhảy”. Việc này sẽ gây ra ảnh hưởng lớn đến chất lượng của công việc cũng như điểm số của họ. Do vậy, nếu bạn muốn cải thiện kỹ năng quản lý thời gian, yêu cầu tiên quyết của bạn chính là phải liệt kê được tất cả những điều bạn cần làm bao gồm cả bài tập về nhà, công việc ngoại khóa hay thời gian biểu làm thêm (nếu có). Hãy dành thời gian ghi chú bên cạnh những công việc này về mức độ ưu tiên (hoặc dùng bút highlight nhiều màu để đánh dấu độ quan trọng) cũng như dự trù khoảng thời gian bạn có thể hoàn thành nó.


4. Lập thời gian biểu


Sau khi đã có cho mình một danh sách những công việc cần làm, hãy tìm cho mình một công cụ để lập thời gian biểu sao cho khoa học. Bạn có thể sử dụng những cách truyền thống như ghi chú trên lịch để bàn, lập thời gian biểu và dán trên giá sách, bàn học, hoặc bạn cũng có thể viết thời gian biểu trong một quyển sổ và luôn đem nó theo bên mình. Tuy nhiên, hiện nay các bạn cũng có thể sử dụng những thiết bị thông minh như điện thoại, máy tính bảng, máy tính để xây dựng một thời gian biểu khoa học và vô cùng đẹp mắt bởi sự trợ giúp của công nghệ. 


Việc lập thời gian biểu sẽ cho bạn thấy rõ bạn cần làm gì trong những khoảng thời gian nào. Tuy nhiên, bạn cũng cần sắp xếp thời gian một cách khoa học, dành ra ít nhất 8 tiếng để nghỉ ngơi, tái tạo năng lượng và giảm căng thẳng. 



5. Bạn cần linh hoạt trong việc xử lý thông tin


Thông thường, mỗi người chúng ta dành ra 8-10 tiếng một ngày dành cho công việc, học tập, các hoạt động xã hội và những hoạt động khác. Một sinh viên đại học trung bình sẽ bỏ ra 35 giờ/tuần để dành cho việc học, nghĩa là nếu bạn mất 15 giờ/tuần cho việc học trên lớp, bạn sẽ phải dành 20 giờ để học tại nhà.


Tuy nhiên, đây chỉ là những con số trên lý thuyết. Thực tế không phải điều gì cũng chính xác tuyệt đối như vậy. Vì vậy, hãy dành ra cho mình một khoảng thời gian nhỏ để đề phòng trường hợp bạn phải tốn thêm thời gian so với dự kiến. Sự linh hoạt, không cứng nhắc sẽ giúp bạn hoàn thành công việc tốt hơn mà không phải chịu quá nhiều áp lực.


6. Tránh xao nhãng khi làm việc


Trong cách quản lý thời gian, sự xao nhãng chính là kẻ thù của bạn bởi chúng lấy đi khoảng thời gian quý báu mà bạn dành cho công việc. Để tránh tình trạng này, hãy suy nghĩ về những địa điểm mà bạn hay tới để học bài và suy ngẫm lại xem đâu là nơi khiến bạn có thể tập trung cao độ nhất. Bạn cũng có thể hỏi ý kiến từ bạn bè của mình về những bí quyết tập trung, tuy nhiên không phải cách nào bạn cũng có thể áp dụng được nên cần cân nhắc hơn nhé! 


Ví dụ, một số người học bài theo nhóm vì khi đó sẽ tạo động lực cho họ cũng như chính bản thân, nhưng có người lại cảm thấy mất tập trung nếu xung quanh mình có quá nhiều tiếng ồn. 


7. Tận dụng thời gian trống


Phần nào tâm lý của những người hay đến trễ được giải thích bằng việc họ có nỗi sợ về việc phải chờ đợi hoặc không có việc gì để làm. Những người có tâm lý hơi “hiếu động” so với mọi người sẽ cảm thấy quãng thời gian phải chờ đợi vô cùng nhàm chán và khiến họ cảm thấy không yên tâm.


Julie Morgenstern – tác giả cuốn “Time Management from the Inside Out" (Tất cả những điều cần biết về quản lý thời gian) khuyến khích mọi người sử dụng quãng thời gian “chờ đợi” đó để làm những công việc đơn giản như gửi thư điện tử hay đọc sách. Bằng cách luôn có việc để làm, chúng ta luôn cảm thấy mình sẽ tích cực hơn từng ngày và cảm thấy mình có thể đạt được điều gì đó.


Bạn nên nhớ rằng mọi vật dụng và phương tiện làm việc dù hiện đại đến đâu thì cũng đều có tính hai mặt của nó. Mạng Internet mang lại nhiều tiện ích cho cuộc sống nhưng đồng thời cũng là cái bẫy dành cho người người không làm chủ được thời gian. Vậy nên bạn cần quản lý thời gian hiệu quả và đặc biệt là giảm thời gian một ngày dành cho mạng xã hội đến mức tối thiểu.


Hiện tại Devwork đang tuyển dụng nhiều vị trí để cho bạn lựa chọn phù hợp.

  • Nếu bạn quan tâm và mong muốn thử sức ở vị trí HR Freelancer có thể tham khảo công việc trên website của Devwork và đăng kí để trở thành một HR Freelancer ngay tại: https://www.devwork.vn/dang-ky-hr-freelancer. 
  • Hoặc bạn muốn trở thành một ứng viên ngay hãy truy cập ngay tại link website sau: https://www.devwork.vn/ung-vien/dang-ky 
  • Đăng kí NTD: https://www.devwork.vn/nha-tuyen-dung/dang-ky


Devwork
Devwork là Nền tảng tuyển dụng kỹ sư IT vượt trội với mô hình kết nối Nhà tuyển dụng với mạng lưới hơn 30.000 CTV tuyển dụng.
Hơn 1500 Nhà tuyển dụng tin dùng Devwork để :
Tối ưu chi phí
Tiết kiệm thời gian
Chất lượng chuyên nghiệp
Hãy đăng ký ngay Devwork trong hôm nay để có thể gia tăng sự cạnh tranh của công ty bạn.
Hoặc liên hệ với chúng tôi :
Email: hello@devwork.vn

Tag Cloud:

Tác giả: Hà Thị Thu Trang

Chia sẻ bài viết

Sao chép đường dẫn

Việc làm tại Devwork

khám phá các cơ hội việc làm tốt nhất tại Devwork Xem thêm

Sale Manager

  • Negotiate
  • Hồ Chí Minh

Tiền thưởng

Đăng nhập để xem

SALES STAFF

  • Negotiate
  • Hồ Chí Minh

Tiền thưởng

Đăng nhập để xem

Tiền thưởng

Đăng nhập để xem

Tiền thưởng

Đăng nhập để xem

Tiền thưởng

Đăng nhập để xem

Bài viết liên quan

Danh sách bài viết liên quan có thể bạn sẽ thích Xem thêm